整備工場・タイヤショップの Web 予約の始め方｜ホームページへの載せ方と受ける作業の決め方

整備工場の Web 予約は、「Web で受ける作業を絞る」→「予約を受ける期間と締め切りを決める」→「ホームページと店頭で案内する」の順に始めると、混乱なく立ち上がります。 最初からすべての作業を Web で受ける必要はありません。所要時間がはっきりした作業から始め、慣れてから広げます。 この記事では、始める前に決めることと、載せ方、お客様への案内をまとめます。

Web 予約で変わること

Web 予約は、お客様がスマホから作業メニューと空いている日時を選んで予約する仕組みです。

• 営業時間外や定休日でも予約を受けられる
• 予約の電話を受ける回数が減り、作業や接客を止めずに済む
• お客様が自分で空きを見て選ぶので、日時の行き違いが減る

一方で、電話なら聞けた「タイヤのサイズは」「持ち込みか」といった確認が、Web では抜けやすくなります。何を Web で受け、何を電話に残すかを決めておくことが大切です。

手順 1：Web で受ける作業メニューを決める

最初は、所要時間がはっきりしていて、事前の確認が少ない作業から始めます。

作業	Web で受けやすさ	理由
オイル交換	受けやすい	所要時間がほぼ一定
タイヤの履き替え（ホイール付き）	受けやすい	所要時間が読みやすい
タイヤの組み替え	条件しだい	サイズ・在庫の確認が要る
12 か月点検	受けやすい	所要時間を決めておける
車検	条件しだい	車種や状態で時間が変わる
板金の見積もり	受けやすい	見積もりの来店として枠を決められる
不具合の診断	電話に残す	症状を聞いて判断する

作業メニューの名前は、お客様に分かる言葉にします。店舗の中で「夏冬交換」と呼んでいても、Web では「タイヤの履き替え（ホイール付き・4 本）」のように書くと、選び間違いが減ります。

手順 2：所要時間とピットを決める

作業メニューごとに、所要時間と、どのピットで受けるかを決めます。

• 所要時間は、作業そのものの時間に、受付と引き渡しの時間を少し足します。
• 車検ラインやタイヤ専用のスペースがあるなら、その作業はそこだけで受けるようにします。
• 作業ごとの時間が分からないときは、1〜2 週間、実際にかかった時間を記録してから決めます。

所要時間が短すぎると、予約が詰まりすぎて待ち時間が延びます。最初は少し長めに取り、慣れてから縮めます。

手順 3：予約を受ける期間と直前の締め切りを決める

Web 予約で決めておきたいのは、次の 2 つです。

決めること	例	考え方
何日先まで受けるか	60 日先まで	勤務表が決まっている期間を目安に
直前はいつまで受けるか	前日の 18 時まで	部品・タイヤの準備に必要な時間から

勤務表が決まっていない先の日まで予約を受けると、人が足りない日に予約が入ってしまいます。直前の予約や変更を Web で受けない時間を決め、その時間は電話で受ける形にすると、準備が間に合わないことを防げます。

手順 4：ホームページと店頭で案内する

Web 予約のページができたら、お客様に見つけてもらう場所に置きます。

• ホームページ：トップの目立つ場所に「Web で予約」のボタンを置きます。予約のページをホームページの中に埋め込む方法もあります。
• 地図アプリの店舗の案内：予約のページの URL を載せておくと、検索から直接予約できます。
• 店頭：レジの横や待合に、予約のページを開ける二次元コードを貼ります。
• 会計のとき：次回のオイル交換や履き替えの時期に、Web で予約できることを一言伝えます。

ボタンの文言は「予約する」だけより、「タイヤ交換・オイル交換の Web 予約」のように作業の名前を入れると、何ができるかが伝わります。

手順 5：お客様が自分で確認・変更できるようにする

Web 予約の効果を大きくするのは、予約のあとの変更や取り消しもお客様が自分でできることです。 予約の確認のメールに、確認・変更・取り消しのリンクを載せておけば、「何時だったか」「別の日にしたい」という電話が減ります。直前の変更は電話で受ける、と決めているなら、その案内もメールに書いておきます。

個人情報の扱い

Web 予約では、お客様の名前や電話番号、車の情報を受け取ります。個人情報保護法は、個人情報を取得したときは、あらかじめ利用目的を公表している場合を除き、速やかに利用目的を本人に通知するか公表することを求めています（個人情報の保護に関する法律 第 21 条）。 予約のページやホームページに、プライバシーポリシーへのリンクを置き、「予約の受付と連絡に使う」といった利用目的を書いておきます。詳しい考え方は、個人情報保護委員会の「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」にまとまっています。

始めてからの見直し

1 か月ほどたったら、次の点を見直します。

見ること	見直しの例
Web で入った予約の数	少なければ、案内の場所を増やす
作業の時間のずれ	所要時間を伸ばす・縮める
予約の電話の数	減っていなければ、変更の案内を見直す
来店しなかった予約	確認のメールの内容やタイミングを見直す

よくあるつまずき

つまずき	対処
Web で入った予約に気づかない	予約が入ったら店舗にメールで知らせる設定にし、朝に予約表を確かめる
作業の名前が分かりにくく、選び間違いが多い	お客様の言葉で書き、所要時間や本数を添える
直前の予約で準備が間に合わない	直前は Web で受けない時間を決め、電話を案内する
ホームページのどこにあるか分からない	トップと作業の案内のページの両方にボタンを置く

よくある質問

Web 予約を始めると、電話の予約はやめるべきですか？

やめる必要はありません。電話を好むお客様や、症状の相談が必要な作業もあります。Web 予約は入口を増やすもので、どちらから入った予約も同じ予約表にまとめるのが大切です。

いたずらの予約が入ることはありませんか？

ないとは言えません。電話番号を入れてもらう、同じ電話番号からの予約の件数に上限を設けるなどの仕組みで減らせます。気になる予約は、前日に電話で確かめる運用も考えられます。

タイヤのサイズや持ち込みかどうかは、どう聞けばよいですか？

作業メニューを「持ち込み」「店舗で購入」に分けるか、予約のときの備考欄に書いてもらいます。在庫の確認が必要な作業は、Web では見積もりの来店として受ける方法もあります。

AIリザーブ 車・整備でできること

AIリザーブ 車・整備の Web 予約では、お客様がスマホから作業メニューと空いている日時を選び、名前・ふりがな・電話番号を入れて予約します。ログインは要りません。予約はピットごとの予約表にそのまま入り、お客様は予約のときのリンクから確認・変更・取り消しができます。予約のページは、管理画面に出る埋め込みコードやボタンのコードで、ホームページに載せられます。Web 予約は無料で使えます。