整備工場の予約システムの選び方｜ピット・作業メニュー・受付の入口で比べる 8 つの点

整備工場の予約システムは、「ピットごとに予約を並べられるか」「作業メニューごとの所要時間で枠を作れるか」「電話・Web・店頭の予約がひとつの表にまとまるか」の 3 つから比べると、選び間違いが減ります。 そのうえで、お客様の見分け方、予約の重なりの防ぎ方、勤務表とのつながり、料金と安全を確かめます。 この記事では、比べるべき 8 つの点と、選ぶ前に店舗で決めておくことをまとめます。

選ぶ前に決めること：何を予約で管理するか

予約システムといっても、受け持つ範囲はさまざまです。最初に、店舗が管理したいものを分けておきます。

管理したいもの	例	向いている仕組み
来店の予約	オイル交換・タイヤ交換・点検・車検の受け入れ	予約システム
数日のお預かり	板金・修理で車を数日預かる	入庫・作業の管理
代車の貸し出し	代車の空きと貸出期間	代車の管理
部品・タイヤの在庫	取り寄せ・保管タイヤ	在庫の管理

「何時にどのピットでお客様を迎えるか」を決めるのが、来店予約の仕組みです。数日にわたる預かりや代車まで一つでまかなおうとすると、選べる仕組みが限られ、使わない機能の分だけ操作も複雑になります。 まずは、電話と受付の負担になっている来店の予約から整えるのが近道です。

比べるべき 8 つの点

1. ピットごとの予約表

整備工場の予約は、時間だけでなく「どのピット（リフト・作業場所）を使うか」で決まります。 ピットごとに列が分かれた予約表なら、一日の流れがひと目で分かります。車検のラインやタイヤ交換専用の場所があるなら、それぞれを列にできるかを確かめます。

2. 作業メニューと所要時間

オイル交換は 30 分、タイヤ交換は 60 分、12 か月点検は 120 分というように、作業ごとに所要時間が違います。 作業メニューを店舗で自由に作れて、所要時間に合わせて空き枠を出せるかを見ます。お客様向けの名前と店舗の中の呼び方を分けられると、Web 予約の画面が分かりやすくなります。

3. 予約の入口がひとつの表にまとまるか

予約は、電話・Web・店頭（会計のときや待合）のどこからでも入ります。入口ごとに置き場が違うと、受付が何か所も確かめることになり、重なりの原因にもなります。 どこから入った予約も、同じ予約表に入るかを確かめます。

4. お客様の見分け方

整備工場やタイヤショップでは、会員番号を持たないお客様も多くいます。電話番号で探せるか、名前の表記ゆれ（全角・半角、カタカナとひらがな）に強いかを確かめます。 同じ電話番号をご家族で使っている場合の扱いも、事前に聞いておきます。

5. 予約の重なりの防ぎ方

同じピットの同じ時間に、二つの予約が入ってしまうのがダブルブッキングです。電話と Web で同時に受けたときに起きやすくなります。 空いている枠だけを表示するか、登録の瞬間にもう一度重なりを確かめるかを見ます。

6. お客様が自分で確認・変更できるか

「何時だったか」「別の日にしたい」という電話は、件数が多くなりがちです。 予約のあとに届くメールやリンクから、お客様が自分で確認・変更・取り消しをできると、その電話が減ります。直前の変更は電話で受けるなど、店舗のルールを決められるかも見ます。

7. 勤務表とのつながり

予約の枠は、その日に出勤する整備士の人数で決まります。繁忙期に枠を増やしても、人がいなければ回りません。 勤務表（シフト）を同じ仕組みで作れるか、少なくとも人が足りない日を前もって見つけられるかを確かめます。

8. 料金・契約・安全

料金は、月額・初期費用・予約の件数による変動・オプションの有無で比べます。解約の手続きと、やめるときにデータを書き出せるかも大事です。 お客様の名前・電話番号・車の情報は個人情報です。個人情報保護法は、個人データの安全管理のために必要で適切な措置をとることを求め（個人情報の保護に関する法律 第 23 条）、扱いを外部に任せるときは委託先を監督することも求めています（同 第 25 条）。ログインの方法や、権限を人ごとに分けられるかも確かめます。

比べるときの表

候補が 2〜3 つに絞れたら、同じ表で比べます。

比べる点	確かめること
ピットごとの予約表	列の数・名前を自由に決められるか
作業メニュー	所要時間・Web で受けるかを作業ごとに決められるか
入口のまとまり	電話・Web・店頭の予約が同じ表に入るか
お客様の見分け方	電話番号・名前で探せるか
重なりの防止	同じピット・同じ時間に登録できない仕組みか
お客様の自分での変更	予約のリンクから確認・変更・取り消しができるか
勤務表	人が足りない日が分かるか
料金・安全	月額・オプション・解約・データの書き出し・権限

試すときに見ること

申し込む前に、実際の一日を再現して試します。

1. いつもの作業メニューを 5〜10 個登録する。
2. ピットの数だけ列を作る。
3. 電話で受けたつもりで、受付から 3 件予約を入れる。
4. スマホから Web 予約を 1 件入れ、同じ表に入るかを見る。
5. 予約を別の日に動かし、お客様への連絡がどうなるかを見る。

受付の担当者と、ピットで予約表を見る整備士の両方に触ってもらうと、使い勝手の差がはっきりします。

選ぶときのよくある失敗

失敗	防ぎ方
機能の多さで選び、使わない画面が増えた	管理したいものを先に分け、要る機能だけで比べる
受付だけで決め、整備士が予約表を見ない	ピットで予約表を見る人にも試してもらう
Web 予約だけの仕組みを入れ、電話の予約は紙のまま	電話・店頭の予約も同じ表に入れられるかを確かめる
やめるときにデータを持ち出せない	書き出しの方法を契約の前に確かめる

よくある質問

予約システムだけで、代車や預かりの管理もできますか？

仕組みによって違います。来店の予約を主にした仕組みでは、代車や数日の預かりは管理しないものもあります。何を管理したいかを先に分け、必要なら別の仕組みと組み合わせます。

電話で予約するお客様が多くても、予約システムは役に立ちますか？

役に立ちます。電話で受けた予約も受付が予約表に入れるので、ピットの空きがすぐ分かり、重なりも防げます。そのうえで、Web や店頭での予約に少しずつ移していくと、電話の件数も減っていきます。

小さな店舗でも、予約システムを入れる意味はありますか？

ピットが 2 つでも、電話と作業が重なる時間があれば意味があります。費用のかからない範囲から試し、手間が減るかを確かめてから広げるのが安心です。

AIリザーブ 車・整備でできること

AIリザーブ 車・整備は、来店の予約とシフト管理のクラウドサービスです。受付・Web 予約・待合のタブレットから入った予約が、ピットごとの予約表にまとまります。作業メニューと所要時間は店舗ごとに決められ、お客様は電話番号で探せます。予約表・Web 予約・タブレットの受付は無料で、AI シフト作成などの AI の機能は月額のオプションです。代車や数日のお預かりの管理には対応していません。AI 電話受付は準備中です。